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6 formas concretas de terminar el trabajo para gente dispersa (parte I)

Puoi leggere questo post in italiano qui.

¿Cuántas horas tiene tu día?

Pocas, estoy seguro. 24, ni de broma.

Te gustaría terminar el trabajo, pero eres de atención difusa.

¿Cuántas cosas te gustaría hacer si tuvieses más tiempo?

Sorpresa, sorpresa nº 1: nadie tiene todo el tiempo que desearía.

Nº 2: Se puede arreglar.

Nº 3: Que sí, quejica, de verdad que se puede.


QUÉJATE Y FINGE,
PERO TE DA MIEDO TENER TIEMPO

Admitámoslo. Para muchos de nosotros, la jornada es un no parar.

Un trajinar de un sitio a otro, intentando desdoblarnos al máximo para cumplir en todos los frentes: el trabajo, las amistades, la familia, la pareja… Y, si nos queda resuello, los hobbies y proyectos personales, que se llevan una buena cantidad de tiempo y energía.

Así que, cuando nos hablan de “organizar mejor nuestra jornada” nos da casi la risa por dentro y pensamos: “¿De dónde rábanos quieres que saque hueco para empezar a PENSAR en cómo organizar la jornada?”

¿Te ves reflejado?

Pues lo siento, amigo/a, pero la realidad es que no te falta tanto tiempo como crees. Te falta el valor de admitir que prefieres esconderte detrás del caos, y de las excusas que lo justifican, a ponerte los puntos sobre las íes, analizar tu día y descubrir en qué fallas.

Porque descubrirlo supondrá cambiarlo. Cambiar de hábitos. Y el cambio implica esfuerzo, y también un poco de miedo.

Virgencita, virgencita, que me quede como estoy, ¿no?

No es tan grave como crees. Nos ocurre a muchos. Y, aunque no hay una fórmula mágica para resolver la falta de tiempo, sí que hay unas cuantas técnicas que puedes empezar a aplicar en cuanto tengas tiempo inmediatamente para que tu día de más de sí. Para algunos, se tratará de minutos, mientras que a otros les abrirá un mundo, dependiendo del tipo de persona que seas.

Las seis técnicas, someramente, son:

  1. Una agenda para todo. TODO.
  2. Diversifica, pero sin pasarte.
  3. Agrupa marrones.
  4. Libera espacio mental.
  5. Fíjate objetivos y mídelos.
  6. Comparte tu planificación.

¿Cuáles crees que te funcionarán mejor?

Nota: El artículo está dividido en dos bloques. Aquí publicamos la primera parte.

1. AGENDA, MON AMOUR


El ser humano tiende a querer abarcar más de lo que le dan sus brazos.

Y, cuando se trata de planificar, solemos decir “me tengo que poner las pilas” y hacemos una lista mental de las mil cosas que necesitamos terminar.

El resultado, a veces, es desastroso. Olvidamos la mitad de las cosas y hacemos tarde y regular la otra mitad. Y vuelta a la casilla de salida.

A menos que… exacto, a menos que seamos SISTEMÁTICOS y pasemos la lista mental a papel o bytes. Si dedicamos tan solo media hora a la semana para planificar lo que tenemos que hacer en cada frente, veremos cómo conseguimos sacar adelante muchísimas más tareas que si simplemente intentamos repasar una lista que está solo en nuestra cabecita.

En una ocasión ya mencionaba algunas de las herramientas más potentes que podéis usar para organizar vuestro día a día. Habréis visto que funcionan. El truco está en usarlos teniendo en cuenta nuestros puntos flacos:

  • Tendemos a cargarnos demasiado y nos pasamos de frenada. Para solucionarlo, no seas demasiado ambicioso. Empieza añadiendo tareas poco a poco. Cuando veas que las vas sacando adelante, te crecerás de forma natural y el cuerpo te pedirá añadir otras.

  • Evitemos concentrar tareas que requieran un esfuerzo considerable. Nos agotamos pronto y, acabado el fuelle, dejamos de lado el resto de cosas que teníamos pendientes. Personalmente me suele funcionar el esquema TAREA FÁCIL- TAREA DIFÍCIL – DESCANSO y vuelta a empezar.
  • Uno de los grandes errores consiste en no considerar las actividades diarias: cocinar, desplazarnos al trabajo, ducharnos (por el bien común), hacer la compra… Todas estas cosas ocupan tiempo, pero nuestro subconsciente no las tiene en cuenta a la hora de planear la semana. Y, si cargamos nuestra agenda de cosas “importantes”, nos asfixiamos cuando vemos que estas cositas nos quitan horas preciosas. La solución es obvia; deja tiempos muertos en tu agenda para hacerlas (el famoso BUFFER TIME o búfer).

El tema da para mucho más de sí, pero las pautas de arriba deberían bastar para mejorar notablemente la situación desde ya mismo.

2. VERSÁTIL, PERO SIN EXAGERAR

Repetimos: tendemos a ser ambiciosos cuando nos arrancamos con los propósitos de Año Nuevo.

Deseamos hacer mil cosas y, como nos decimos que “esta es la buena”, apuntamos mil proyectos distintos en la agenda. Vamos, que queremos pasar de 0 a 100 en medio segundo, y así lo más fácil es que el coche se nos cale enseguida.

Seamos sinceros con nosotros mismos. Y realistas. Está bien escribir diez propósitos para el año nuevo, pero sabemos que nuestra cabeza y nuestra fuerza de voluntad no funcionan así, haciendo todo de golpe.

Guarda esos diez propósitos, pero empieza centrándote en 2-3 cosas. Cuando las hayas incorporado a tu rutina y te sientas cómodo, retoma la lista y añade un propósito más.

Y no te enfades si no consigues acabar la lista, nos pasa a todos. Lo importante es que hayas conseguido acabar algo. Mejor completar un solo propósito que medio empezar diez, ¿no?

3. LA RUTINA,
EN
BLOQUES DIGERIBLES

A los niños, cuando no les gusta la verdura, se la hacemos comer poco a poco y con regularidad hasta que ven como algo natural que pongamos un poco en (casi) todas las comidas. ¿Por qué, cuando somos adultos, nos empeñamos en enfrentarnos a las cosas que no nos gustan yendo a cabezazos, esperando que el mal trago se pase lo antes posible?

Enfrentarnos a tareas incómodas agrupándolas, lejos de nuestra idea inicial de “me las quito de un plumazo y así puedo concentrarme”, acaba con nuestras energías. Ordenar la casa, pagar facturas y enfrentarnos con la burocracia, ir en coche a un sitio sabiendo que encontraremos un atasco… Cada cosa, por separado, mina poco a poco nuestra energía.

Pero si no damos tiempo al cuerpo a recuperarse haciendo otras tareas agradables entre medio, el resultado es funesto. El cabreo nos dura todo el día, y las “tareas agradables” pasan a ser también una cruz.

Para evitar esto, sabiendo que tenemos que hacer, por ejemplo, 3 cosas agradables y 3 desagradables en un día, podemos alternarlas. Llegaremos al final del día con ganas de hacer más y de mejor humor. Un ejemplo:

23 DE DICIEMBRE

09:00

ESCRIBIR BLOG

10:00

PREPARAR DECLARACIÓN HACIENDA

11:00

TRADUCIR

12:00

ESCRIBIR INFORME CUENTAS

13:00

CONTACTAR CLIENTES AGRADABLES

14:00

CONTACTAR CLIENTES DESAGRADABLES

Obviamente, las tareas y los horarios dependen completamente de cada uno, pero la idea de fondo, hagas lo que hagas, es ALTERNAR.

Incluso si tienes un trabajo extremadamente mecánico, probablemente tengas más de un tipo de cometido: algunos serán más agradables que otros, así que intenta alternarlos, sabiendo que al final del día tendrás que hacer X cosas, y luego comprueba si mejora tu humor respecto a cuando te das las “panzadas” de cosas desagradables.

EN LA PRÓXIMA ENTREGA…

Como adelantábamos, en el próximo artículo ofreceremos otras tres técnicas, que como buen excaótico he probado en persona, para ayudarnos a organizar mejor tanto el tiempo como los objetivos que pretendemos alcanzar.

Puedes encontrar la segunda parte en este enlace.

¿Conocías alguna de estas técnicas? ¿Qué resultados te han dado?

¡Deja un comentario y ayúdame a enriquecer el artículo con tu experiencia!

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Imágenes cortesía de Pixabay e IStock.

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7 comentarios en “6 formas concretas de terminar el trabajo para gente dispersa (parte I)

  1. Cristóbal dijo:

    Llevo un tiempo usando mindmaps, en concreto Mindmeister. Y hace poco he descubierto que han creado los mismos autores una herramienta web llamada Taskmeister que es fantástica para la gestión de grupos de tareas. Highly recommended!

    Me gusta

    • prismalize dijo:

      ¡Gracias por la aportación, Cristóbal! Los mapas mentales son una herramienta muy buena para ponerte las ideas en orden, efectivamente. Si luego lo complementas con un sistema para ordenar las tareas, los buenos resultados están al alcance de la mano.

      Me gusta

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